「Excelが重い…」「紙を無くしたい…」「中国でメンテも出来るシステムを…」、システムを導入する理由は、会社様毎に様々あるのではないかと思います。盛岡インフォテック様と仕事をするようになってから、何件かの製造業様、商社様を回りお話を聞かせて頂きました。
またシステム自体の開発に関わることになり、開発の過程を見させて頂く機会に恵まれました。が私、コーディングは出来ません。現場のヒアリングや、業務フローを作成するお手伝いをさせて頂いております^ ^
「システムを…」と考えられている総経理様、管理者様、ちょっと待って下さい。その前に準備する事があります。
それは現状行なわれている業務を洗いざらい書き出すこと。見えるようにする事です。
システム屋にお願いするのも良いのですが、それですと、システム屋の都合に合わせフローが作成される可能性もありますし、何より業務の見える化する機会が失われてしまいます。下手をすると二重業務を作りかねません。
新しくシステムを入れたのに、エクセルがなくならない、帳票類が無なくならない、なんて事になってしまう可能性があります。
システムというのは、長年培ってきた業務の流れを補佐するものですから、もし既成のソフトが御社の業務と違っていたら、上に書いた様な事は当然起こりえます。
また、エクセルの置き換えが主目的だったとしても、そのエクセルが業務の流れの中でどの位置にあり、どの部門と関わっているのかが分かっていると、重複業務を省けたりします。
社内業務の流れを見えるようにする事。
それがまずやるべきことです。(と、この数ヶ月で学びました (￣^￣)ゞ
この業務見える化の作業には、シーケンス図が役に立ちます。
シーケンス図とは、”相互作用図の1種類で、関係する対象(オブジェクト)の間のやりとりを時間軸に沿って表現する図です。”(Wikipedia, IT専科)
具体的には、よこ軸に関連部門、たて軸が業務の流れを描き出します。
例えば、顧客から注文書を受け取り、社内展開すると言う業務エクセルが関わってりとすると下のような図を書きます。
このシーケンス図の良い所は、時間軸が入っているところです。下へ行くほど、後に発生する業務になります。
具体的に書けば書くほど、業務内容が見えてきます。また、新入社員教育にも使えますね。
見えるという事は、図上に記入した部門が集まって打ち合わせを行なうことで、他部門との関わりも分かります。問題点の洗出しだけでなく、他部門への興味が出て来たり、自部門業務説明する機会にもなります。
シーケンス図の書き方は、ネット上に数多く存在しますので、こちらでは割愛させて頂きます。
最後にシーケンス図を作成するのに便利なソフトとウェブサイトの紹介。
Sequence Diagram
https://www.websequencediagrams.com
ソフトは、お金がかかりますが、ウェブの方はブラウザー上でシーケンス図を作成出来ますので便利です。
このソフト/ Webサイトを使うと、簡単な文字入力のみでシーケンス図を書くことが出来ます。（以下参照）
では、また次回^ ^
