エクセルの表をWeChatで共有する方法
皆様も日々に業務や生活の中で、サークルのイベントのスケジュールや出欠確認、コメント収集など、エクセルの表を共有して見せたり、別の人にも書き込んでほしいことがあると思います。
もしビジネスで使用するなら、弊社ではOffice365をおすすめしていますが、簡単な業務やプライベートなどで使用するならば、WeChatアカウントさえあれば、QQドックスを使用することができます。
PC上で共有したいエクセルファイルを作成して準備してから、以下の手順に従ってください。
１．PC上で https://docs.qq.com を開く
２．右の方で「微信」を選択して、スマホ上のWeChatからQRコードを読み込む
３．スマホのWeChat上に確認画面が出るので「確認登録」をクリックする
４．PC上で、右上にある「导入」をクリックして、共有したいエクセルファイルをアップロードする
５．これでエクセルファイルを共有する準備ができました。次に右上にある「分享」をクリックする
６．再度WeChatでQRコードをスキャンして、共有したい友人を選択する
これで受け取った人もこのエクセルを見られるようになりました！
１．受け取った人は、もし初めてQQドックスを使う場合は、最初は見るだけのモードになっています。
２．下の方に「QQドックスでログインする」がありますので、こちらをクリックすると、編集モードに入ることができます。
他にも、受け取り側もPC上でさらに詳細に編集したり、権限についても細かい設定ができますので、いろいろやってみてください！
モリオカインフォテック ケンヨシ
サーバーも年末の大掃除！が必要…
日本では社内の大掃除も終わり、年越しの準備も済んだことでしょう。
中国は、ある意味これからですね。
中国におりますと、基本的には全てのことが自分の仕事になります。中国人スタッフに当然任せることも多いのですが、これまでの業務経歴の範囲外だとどうしても抜けが落ちやすいもの。
その一つがIT関連。やはり中国に来られている方々は、まず製造があり、そして技術、管理、営業、と続くかと思います。ITなどは、どちらかという出張ベースであったり、現地任せであったりすることが多いようです。
そこで、年末とい言うこともあり、いつも気になっている事をお伝えできればと思い立ちました。
それが、サーバーのメンテナンスです。
色々なお客様を回っていますと、結構あるのが更新されていない機器、ソフトフェア。そして、ラックに入っていないために埃だらけになってしまったサーバーそのもの。
サーバーは、目の届くところに置かれていないことも多く、また触れる機会が少ない。或いは、無いなどで、後に回されがちです。その癖、工場にとっては水道や電気と同じく非常に大切なインフラです。社内社外問わず通信が出来ないなんて考えられませんよね？
放置されがちなサーバーですが、色々と問題を抱えていることが多いのです。
たとえば、ファンの寿命で通風が止まって大慌て、埃が詰まって発火、椅子でケーブル踏んで切断、UPS無いと停電で止まってそのまま故障、ネズミにかじられて切断、銅が劣化してスピードが遅くなる、Windowsが古くてウィルスだらけ、ネットワークの設定が不適切で侵入し放題。
上で挙げた問題点ですが、あったら本当に困りますよね。
でも、あるんです。
そんなわけで、日々業務に支障なきよう簡単なセルフチェックリストを作成しました。ITスタッフ、IT会社、あるいは地震でのチェックにお使いください。
- ソフト面（ウィルスなどの外部からの攻撃に対し脆弱になります。）
- ソフトウェアのバージョンは古すぎませんか？
- ソフトウェアの更新パッチは最新のものですか？
- パスワード管理はちゃんとされていますか？
- ハード面（火事、データ消失などの危険性）
- 無停電電源は使用していますか？（直接電源につなぐと停電や雷による高圧電流で簡単に壊れて大事なデータがなくなる）
- 燃えやすいもののそばに置かれていないか（よく書類室とサーバー置き場が兼用になっているが理論上はよくない）
- ケーブルが散乱していたり、埃が溜まっていたりしませんか。
- 万が一止まっても数日間問題ないようになっていますか（バックアップ、など）
- ハードの使用年数を把握していますか（ハードの寿命は３〜５年で、以降故障のリスクが増えます。）
- メンテナンス
- 月一回のメンテナンスはしていますか（故障予防などの定期チェック）
- 半年一回のメンテナンスはしていますか（実際の補修作業）
もし、ご不明な点、ご案等があればご連絡ください。無錫内であれば、チェックにお伺い出来るかと思います。
日本も中国もこれから年末です。
サーバー達も新しい年を迎えられるよう、しっかりと準備しましょう^^///
盛岡インフォテック 剣吉
「ペーパレス化などは見栄えだ！」^ ^ ゞ
「ペーパレス化」ってどんなイメージをお持ちでしょうか？
作業標準書などの管理文章をシステムに入れ一元管理することがひとつありますね。
ここまでは、進んでいる企業様が多いと思います。
それに寄るメリットは？
・紙保管がなくなるので、場所の削減になります。
・一元管理で、重複や漏れなどを減らすことができます。
・人員削減は？
ちょっと難しいかもしれませんね。現場での管理は減りますが、一元管理する人は増えますので、＋１−１で合計ゼロといったところではないでしょうか？
では、その他にペーパレス化する理由は何なのでしょう？
「ペーパレス化などは見栄えだ！」^ ^ ゞ
と、一昨年システムを入れさせて頂いた企業様の総経理がおっしゃったのですね^ ^ ゞ
さて、その会社のシステムはというと。
- まず、作業標準書はシステムで一元管理。
- その作標は、タブレットで見ることが出来る。
- 作業を開始するときにタブレットを開くと同時に作業開始時間の記録。
- 次の作業に移るときに「次へ」ボタンで、次の作表へ。
- そして、また作業開始時間を記録。
- 作業注意事項は、該当作業の作標にアラームを出す。
これによって、部品の取り付け漏れや
不良があった箇所の作業上の注意事項を減らすことが出来ました。
また、作業時間や作業進捗のオンタイム管理ができるようになり、生産管理などの効率改善になったようです。
この総経理様は、システム全体をどうしたいかのビジョンを持っておられ、また社員への事前教育なども徹底されていたので、非常に仕事がしやすかったです^ ^
素晴らしいと感銘を受けたものですが、
「ペーパレス化などは見栄えだ！」^ ^ ゞ
とやはりおっしゃっておりました（笑。
今日はここまで。
次は別のペーパレスについて書きたいと思います。
盛岡インフォテック 剣吉
社内メールを減らそう！！！
前回の記事では、「シーケンス図で業務の見える化」を寄稿させて頂きました。
今回紹介させて頂くのは、「社内メールを減らそう！」です。
日々業務の中で、社内メールはどれくらいあるでしょうか？
受け取る半分、いや７０％くらいでしょうか？
私が以前、営業業務・生産管理業務をしていた時は、社内からのメールが殆どだったと思います。
添付ファイルのついたものが多く、その中でも図面が大量にくっついたメールは困りました。
パソコンの容量も圧迫し、動きも遅くなるからです。
生産会議の前には、エクセルが、
生産準備会議の前には、CADデータ、あるいはPDFデータが、
月例会議の際は、各部門のパワーポイントが、
送られてきました。
年がら年中会議はあるので、都度必要なメールを検索して資料を探すのも一苦労…。
ですよね？？？
と、同意と相槌が聞こえたような気がします。
こういった状況を回避するために、
社内サーバー上や特定のパソコンに共有ファイルを作ったりして管理していましたが、
・サーバーがメンテ中だったり、
・社員が帰宅してしまったり、
・パスワードが変わっていたり、
と別の問題が出てきたりして、便利になったとは言い難かったのです。
どうでしょうか？
そこで今回は、「社内ファイル共有専用サーバー」をご紹介します。
このサーバーは小さくて、１６×２２×１００cmしかありませんが、
とても強力です。（写真は大きく見えますが実物は小さいです！）
パソコン側で設定してあげれば、自分のパソコンのハードディスクのように扱えます。
さしずめ、CドライブやDドライブと言ったところでしょうか。
そのドライブの中に入れるファイルやフォルダーは、設定をしたパソコンから
作成、編集、閲覧が出来るようになります。
かつ、フォルダーごとに権限管理が出来るので、
財務フォルダーは、財務部門だけが開ける、
人事フォルダーは、人事部門だけが開ける、と言った権限管理設定が簡単に出来ます。
例えば、
私が一番困っていた月例会議の資料などは、
「月例会議」というフォルダーを作り、
「部長以上」の権限管理を設定し、
「月例会議前日までに、資料を投入する」という社なりルールで管理すれば、
資料を探すためにメール内を捜索しなくても済むようになります。
実際に或る日系企業のお客様（１０名規模の貿易商社）からは、
「社内メールを送らなくて良くなった。」
「すごく分かりやすい。」
と感想を頂きました。
共有ファイル専用サーバーはシンプルなので、
・アクセスもスムーズ、
・常時接続が出来る、
・メンテナンスも非常に簡単です。
因みに専用ルーターを増設すれば、
社外からでも共有ファイルを確認出来るようになるのも便利です^ ^
共有ファイル専用サーバーの導入は、
小さなシステム化ですが、非常に強力なシステム化でもあります！
シーケンス図で業務見える化??
「Excelが重い…」「紙を無くしたい…」「中国でメンテも出来るシステムを…」、システムを導入する理由は、会社様毎に様々あるのではないかと思います。盛岡インフォテック様と仕事をするようになってから、何件かの製造業様、商社様を回りお話を聞かせて頂きました。
またシステム自体の開発に関わることになり、開発の過程を見させて頂く機会に恵まれました。が私、コーディングは出来ません。現場のヒアリングや、業務フローを作成するお手伝いをさせて頂いております^ ^
「システムを…」と考えられている総経理様、管理者様、ちょっと待って下さい。その前に準備する事があります。
それは現状行なわれている業務を洗いざらい書き出すこと。見えるようにする事です。
システム屋にお願いするのも良いのですが、それですと、システム屋の都合に合わせフローが作成される可能性もありますし、何より業務の見える化する機会が失われてしまいます。下手をすると二重業務を作りかねません。
新しくシステムを入れたのに、エクセルがなくならない、帳票類が無なくならない、なんて事になってしまう可能性があります。
システムというのは、長年培ってきた業務の流れを補佐するものですから、もし既成のソフトが御社の業務と違っていたら、上に書いた様な事は当然起こりえます。
また、エクセルの置き換えが主目的だったとしても、そのエクセルが業務の流れの中でどの位置にあり、どの部門と関わっているのかが分かっていると、重複業務を省けたりします。
社内業務の流れを見えるようにする事。
それがまずやるべきことです。(と、この数ヶ月で学びました (￣^￣)ゞ
この業務見える化の作業には、シーケンス図が役に立ちます。
シーケンス図とは、”相互作用図の1種類で、関係する対象(オブジェクト)の間のやりとりを時間軸に沿って表現する図です。”(Wikipedia, IT専科)
具体的には、よこ軸に関連部門、たて軸が業務の流れを描き出します。
例えば、顧客から注文書を受け取り、社内展開すると言う業務エクセルが関わってりとすると下のような図を書きます。
このシーケンス図の良い所は、時間軸が入っているところです。下へ行くほど、後に発生する業務になります。
具体的に書けば書くほど、業務内容が見えてきます。また、新入社員教育にも使えますね。
見えるという事は、図上に記入した部門が集まって打ち合わせを行なうことで、他部門との関わりも分かります。問題点の洗出しだけでなく、他部門への興味が出て来たり、自部門業務説明する機会にもなります。
シーケンス図の書き方は、ネット上に数多く存在しますので、こちらでは割愛させて頂きます。
最後にシーケンス図を作成するのに便利なソフトとウェブサイトの紹介。
Sequence Diagram
https://www.websequencediagrams.com
ソフトは、お金がかかりますが、ウェブの方はブラウザー上でシーケンス図を作成出来ますので便利です。
このソフト/ Webサイトを使うと、簡単な文字入力のみでシーケンス図を書くことが出来ます。（以下参照）
では、また次回^ ^
