前回の記事では、「シーケンス図で業務の見える化」を寄稿させて頂きました。
今回紹介させて頂くのは、「社内メールを減らそう！」です。
日々業務の中で、社内メールはどれくらいあるでしょうか？
受け取る半分、いや７０％くらいでしょうか？
私が以前、営業業務・生産管理業務をしていた時は、社内からのメールが殆どだったと思います。
添付ファイルのついたものが多く、その中でも図面が大量にくっついたメールは困りました。
パソコンの容量も圧迫し、動きも遅くなるからです。
生産会議の前には、エクセルが、
生産準備会議の前には、CADデータ、あるいはPDFデータが、
月例会議の際は、各部門のパワーポイントが、
送られてきました。
年がら年中会議はあるので、都度必要なメールを検索して資料を探すのも一苦労…。
ですよね？？？
と、同意と相槌が聞こえたような気がします。
こういった状況を回避するために、
社内サーバー上や特定のパソコンに共有ファイルを作ったりして管理していましたが、
・サーバーがメンテ中だったり、
・社員が帰宅してしまったり、
・パスワードが変わっていたり、
と別の問題が出てきたりして、便利になったとは言い難かったのです。
どうでしょうか？
そこで今回は、「社内ファイル共有専用サーバー」をご紹介します。
このサーバーは小さくて、１６×２２×１００cmしかありませんが、
とても強力です。（写真は大きく見えますが実物は小さいです！）
パソコン側で設定してあげれば、自分のパソコンのハードディスクのように扱えます。
さしずめ、CドライブやDドライブと言ったところでしょうか。
そのドライブの中に入れるファイルやフォルダーは、設定をしたパソコンから
作成、編集、閲覧が出来るようになります。
かつ、フォルダーごとに権限管理が出来るので、
財務フォルダーは、財務部門だけが開ける、
人事フォルダーは、人事部門だけが開ける、と言った権限管理設定が簡単に出来ます。
例えば、
私が一番困っていた月例会議の資料などは、
「月例会議」というフォルダーを作り、
「部長以上」の権限管理を設定し、
「月例会議前日までに、資料を投入する」という社なりルールで管理すれば、
資料を探すためにメール内を捜索しなくても済むようになります。
実際に或る日系企業のお客様（１０名規模の貿易商社）からは、
「社内メールを送らなくて良くなった。」
「すごく分かりやすい。」
と感想を頂きました。
共有ファイル専用サーバーはシンプルなので、
・アクセスもスムーズ、
・常時接続が出来る、
・メンテナンスも非常に簡単です。
因みに専用ルーターを増設すれば、
社外からでも共有ファイルを確認出来るようになるのも便利です^ ^
共有ファイル専用サーバーの導入は、
小さなシステム化ですが、非常に強力なシステム化でもあります！